Geprüfter Personalfachkaufmann (IHK) – situationsbezogenes Fachgespräch

(Hinweis: Der Autor übernimmt keinerlei Haftung für die inhaltliche Richtigkeit der folgenden Inhalte. Rechtlich verbindliche Aussagen erhalten Sie bei den Geschäftsführungen der jeweiligen Prüfungsausschüsse der zuständige Stelle, z.B. IHK, HWK, usw.) Aus gegebenen Anlass möchte ich mich heute dem situationsbezogenen Fachgespräch der Geprüften Personalfachkaufleute (IHK) zuwenden.
Nun erscheint dies dem einem oder anderem Prüfling vielleichts etwas früh, da die bundeseinheitlichen schriftlichen Prüfungen ja erst am 19.10.2015 und 20.10.2015 stattfinden. Es ist jedoch zu beachten, dass die Prüflinge am Tag Ihrer ersten schriftlichen Prüfung zwei Themenvorschläge mit einer Grobgliederung einreichen müssen. Im Folgenden möchte ich zuerst auf den Ablauf des situationsbezogenen Fachgesprächs eingehen, um dann einige Denkanstöße zur Themenwahl zu geben. Aus der Verordnung über die Prüfung zum anerkannten Abschluss Geprüfter Personalfachkaufmann/ Personalfachkauffrau (§3 (5)) lassen sich folgende Punkte entnehmen.

• Das situationsbezogene Fachgespräch setzt sich aus einer Präsentaton (etwa 10 Minuten) und einem situationsbezogenen Fachgespräch (höchstens 30 Minuten) zusammen.
• Inhalt der Präsentation ist ein „betrieblicher Beratungsauftrag“, der Prüfling soll der Geschäftsführung einen Entscheidungsvorschlag zu einer Problemstellung vorlegen und präsentieren.
• Der Prüfling legt dem Prüfungsausschuss (am ersten Tag der schriftlichen Prüfung) zwei Themenvorschläge mit Grobgliederung vor und wird vierzehn Tage vor dem situationsbezogenen Fachgespräch darüber informiert, welches Thema vom Prüfungsausschuss ausgewählt wurde.
• Der Prüfungsausschuss soll die Themenvorschläge des Prüflings berücksichtigen.
• Bei der Präsentation nutzt der Prüfling geeignete Medien (Power Point, Overheadprojektor, Flip Chart, Whiteboard usw.) und stellt seinen Lösungsvorschlag vor.
• Nach der Präsentation führen die Prüfungsausschussmitglieder ein Prüfungsgespräch mit dem Prüfling, wobei der Lösungsvorschlag des Prüflings die Grundlage des Gesprächs darstellt.

Ich möchte zu den gezeigten Punkten folgende Erläuterungen geben. Die Struktur und Tiefe der Gliederung des Themenvorschlags ist vom Prüfungsausschuss abhängig. Neben Formblättern existieren auch eher lose Hinweise zu den Mindesinhalten der Gliederung. Hierzu sollten sich Prüflinge an ihre prüfende Stelle wenden. Der zweite Hinweis bezieht sich auf das Szenario. Es ist tatsächlich so, dass der Prüfling seinen Lösungsvorschlag einer gedachten Geschäftsführung präsentiert. Der Prüfling soll den Ausschuss bei seiner Präsentation also durchaus als Geschäftsführung ansprechen und am Ende der Präsentation wäre ein Hinweis darauf, dass man sich freuen würde, wenn man die Geschäftsführung von dem Lösungsvorschlag überzeugen konnten denkbar. Nun möchte ich einige Hinweise zu möglichen Themen geben. Der Leser sollte die Hinweise nicht einfach übernehmen, sondern die gedankliche Vorgehensweise nutzen um ein eigenes Thema zu entwickeln. Bitte bedenken Sie, dass Sie die Prüfung bestehen wollen und es später immer noch genügend Zeit in Ihrem Erwerbsleben zur Entwicklung brandneuer Tools im Bereich des Human Resources Management gibt. Wählen Sie eine Thema aus einem Bereich aus, der Ihnen persönlich leicht fällt, der Bezug zu Ihrer beruflichen Tätigkeit hat oder in dem Sie sich als Lehrgangsteilnehmer immer sicher gefühlt haben. Stellen Sie sich folgenden Fragen:

• Welches Instrumente und Methoden können neu im Unternehmen eingeführt werden?
• Welche aktuellen Probleme beschäftigen uns im Unternehmen?
• Welche bisherigen Instrumente und Methoden könnten optimiert werden?
• Was lief in der Vergangenheit besser und sollte daher optimiert werden?
• Was läuft bei unserem Wettbewerber besser und sollte optimiert werden?

Nehmen Sie zur Unterstützung den Rahmenplan mit Lernzielen Geprüfter Personalfachkaufmann/ Geprüfte Personalfachkauffrau zur Hand. Wenn Ihnen dieser nicht vorliegt nutzen Sie zur Inspiration Ihre Lehrgangsliteratur oder die einschlägigen Fachbücher zur Prüfungsvorbereitung. Ich möchte die Vorgehensweise kurz an folgendem Beispiel erläutern. Welche Probleme beschäftigen uns derzeit im Unternehmen?
Antwort: Zu hohe Personalkosten
Mögliche Lösung aufgrund der Inspiration aus dem Rahmenplan mit Lernzielen: Outsourcing Gefundenes Thema: „Senkung der der Personalkosten im Unternehmen xy GmbH durch Outsourcing der betrieblichen Entgeltabrechnung“ Weitere Beispiel für Themenvorschläge:

1. Einführung von Interviewleitfäden zur Verbesserung der Qualität der durchgeführten Eignungsinterviews in der Firma xy GmbH
2. Einführung kapazitätsorientierter variabler Arbeitszeit (KAPOVAZ) zur Senkung der Personalkosten im Unternehmen xy GmbH.
3. Rechtsicherer Einsatz von Freiberuflern zur Abdeckung von Auftragsspitzen im Unternehmen xy Gmbh.
4. Einführung eines leistungsabhängigen Entgelts im Vertriebsinnendienst der Firma xy GmbH.
5. Einführungs des Cafeteria Konzepts zur motivierenderen Gestaltung des Entgeltsystem der Firma xy GmbH.
6. Einführung eines Angebots zur Direktversicherung im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge der Firma xy GmbH.
7. Einführung einer Mitarbeiterzeitung (alternativ Anbebot im betrieblichen Intranet) zur optimaleren Information der MitarbeiterInnen.
8. Erstmaliger Einsatz von Personalberatern zur Rekrutierung von Fachspezialisten im Unternehmen xy GmbH
9. Einführung eines Berufsorientierungsprogramms für Schüler zu Verbesserung der Versorgung mit Auszubildenden.
10. Einführung von Qualitätszirkeln zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
11. Einführung eines systematischen KVP zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
12. Einführung von Story Telling Groups zur Verbesserung der Effizens von Servicemonteuren.
13. Einführung von Gruppensupervision zur Servicequalität im Bereich der Reklamationsbearbeitung.
14. Einführung eines Konzepts zur Mitarbeiterbindung nach Bildungsmaßnahmen. (Hinweis: Statt Verpflichtung und Androhung von Vertragsstrafen)
15. Systematische Nutzung öffentlicher Fördermittel zur Mitarbeiterqualifikation, am Beispiel von „Weiterbildung Direkt“ in Sachsen – Anhalt“
16. Einführung eines Mentorenkonzepts zur Verringerung der Frühfluktuation im Unternehmen xy GmbH.
17. Einführung von Web Based Training zur Verbesserung der Beratungsqualität in einem Unternehmen des filialisierten Einzelhandels.
18. Einführung eines Stammtischs „Kritischer Mitarbeiter“ zur Generierung von Optimierungsansetzen im Unternehmen xy GmbH.
19. Einführung der vertrauensbasierten Arbeitszeit zur Senkung der Kosten für Zeiterfassung und Kontrolle im Unternehmen xy GmbH.
20. Einführung von Homeoffice als Instrument zur Verbesserung der Familienfreundlichkeit des Unternehmens xy GmbH.

Diese kurze Liste soll Ihnen nur als Denkanstroß dienen. Vieleicht sprechen Sie auch einfach Ihr Personalmanagement direkt an und fragen nach lohneswerten Themen. So werden Sie ein sinnvolles Thema bearbeiten und erhöhen gleichzeitig Ihre „Sichtbarkeit“ im Unternehmen. Zur praktischen Gestaltung der Präsentation möchte ich folgende Hinweise geben:

• 10 Minuten Präsentation, d.h. zirka 6 -7 Powerpointfolien.
• Nutzen Sie ein zweites Mittel zur Visualisierung, z.B. eine kurze Skizze auf dem Whiteboard im Prüfungsraum.
• Verzichten Sie auf Spielereien in Powerpoint, weil jeder Tastendruck Ihre Aufmerksamkeit bindet
• Nutzen Sie Präsentationskarten, damit Sie nicht ständig auf Ihren Bildschirm sehen müssen und freier wirken.
• Zeigen Sie eine systematische Lösung. (1.Problem 2.Ist Analyse 3.Zielsetzung 4.Planung/Entscheidung 5.Durchführung 6.Kontrolle)
• Ihre Präsentation sollte aus einer Einleitung, dem Hauptteil und einer Zusammenfassung bestehen.
• Zu einer hochwertigen Präsentation gehört ein Handout als Service.
• Sicherlich ein unnötiger Hinweis: Unterstreichen Sie durch Ihr Auftreten (z.B. Bekleidung) das Sie sich der Wichtigkeit der Prüfung bewusst sind und wie ein Mitarbeiter aus dem Personalmanagement auftreten können.

Nach Ihrer Präsentation wird das situationsbezogene Fachgespräch stattfinden. Im Umfang von höchstens 20 Minuten werden die Mitglieder des Prüfungsausschusses Sie zu Ihrer Lösung und Präsentation befragen. Es handelt sich also um einen Dialog. Sehr häufig werden Fragen zu alternativen Instrumenten und Methoden, der Einbindung des Betriebsrates/ rechtliche Aspekte oder auch zu einzelnen inhaltlichen Punkten (Definitionen, Vorgehensweise, Praxisrelevanz, angrenzende Themen usw.) gestellt. Bereiten Sie sich darauf vor, dass Sie nach Ihrer eigenen Meinung zu Ihrer Prüfungsleistung gefragt werden. Bleiben Sie ruhig. Die Ausschussmitglieder sind Ihnen wohlgesonnen. Vermeiden Sie Rechthaberei, nutzen Sie Brücken, die man Ihnen baut.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Prüfung und wünsche Ihnen, dass sich Ihre intensiven Bemühungen im Verlauf Ihrer Karriere als wirksam herausstellen.

Ihr
Dozent Steffen Peter, MBA

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